Memo - ua li raws li cov uas yuav tsum tau

Workflow ntawm tej lub tuam txhab yog ib tug sau ntawm cov ntaub ntawv sib txawv ntawm cov ua cim, systematized nyob rau hauv ib txoj kev. Ib tug ntawm cov ntaub ntawv yog ib tug memo.

General yam ntxwv thiab lub hom phiaj ntawm ib daim ntawv

Yuav pib, nws yuav tsum tau muab sau tseg tias memorandum - ib tug ua hauj lwm daim ntawv, uas yog tuav thiab nyob rau tib lub sij hawm ib tug kev pom zoo. Nws yog tsim los muab enterprise saib xyuas los yog tus thawj saib xyuas. Qhov no daim ntawv yuav tsum ua los ntawm tej yam neeg ua hauj lwm ntawm lub tuam txhab , rau ob tug yog vim li cas:

1. Thaum cov teg num ntawm tus neeg ua haujlwm.
2. Nyob rau cov lus qhia ntawm lub phau ntawv.

Nyob rau hauv txhua rooj plaub, qhov no daim ntawv muaj cov lus qhia nyob rau hauv kev, ib tug neeg cov lus nug. Nyob rau hauv qhov tseeb, nws - neeg ua hauj lwm lub tswv yim qhia nyob rau hauv kev sau ntawv. Muaj mob qhov twg qhov kev txiav txim mus rau lub taub hau ntawm lub xav txog kev teem koj yuav tsum paub lawv cov subordinates txog qhov kev tshwm sim ntawm ib rooj plaub. Ces tus neeg ua hauj lwm yuav tsum ua ib tug reasoned teb, thiab thaum kawg ntxiv rau koj tus kheej lub tswv yim nyob rau hauv daim ntawv ntawm cov pob zeb ua proposals thiab cov tswv yim. Raws li, xws li ib tug ceeb toom yog ua ib tug tus kheej lub tswv yim ntawm ib tug neeg.

Tsis txhob xav yuam kev

Tau txais rau qhov kev npaj ntawm ib daim ntawv, koj yuav tsum paub raws nraim li cas yuav tsum tau muab kev pab. Ib txhia hom lag luam xov xwm yog heev uas zoo sib xws rau txhua tus lwm yam, thiab lawv yuav muab tau yooj yim tsis meej pem. Piv txwv li, ua lag ua luam sau ntawv yog ntawm peb hom: chaw ua hauj lwm, memoranda thiab explanatory. Nyob rau tib lub sij hawm no muaj peb loj sib txawv, uas tsis pub ib tug neeg cob rau ua no yuam kev nruab nrab ntawm lawv. Cov ntaub ntawv sib txawv:

1. Raws li cov ADDRESSEE, uas yog tus neeg uas lawv yuav npaj. Nyob rau hauv sib piv rau lub official, ib tug explanatory memorandum yog sau nyob rau hauv lub npe ntawm tam sim ntawd tus thawj saib xyuas, thiab cov neeg ua haujlwm daim ntawv qhia, tshaj tej ntawm, yuav tau ua ncaj qha mus rau tus thawj coj ntawm lub tuam txhab.

2. ntsiab thiab semantic load ntawm lub stated ntaub ntawv. Subject explanatory to taub ncaj qha los ntawm lub title. Cov kev pab cuam yog ib feem ntawm lub lag luam xov xwm ntawm lub yam ntxwv kev sib cais ntawm lub tuam txhab. Subject memo yuav ua tau txawv:

• periodic qhia;
• ib tug ib-lub sij hawm kev ntawm cov ntaub ntawv nyob rau hauv cov teeb meem.

3. Yog hais tias cov kev pab cuam explanatory thiab yog siv nyob rau hauv lub enterprise, lub memo tej zaum yuav ob sab hauv thiab sab nraud. Nyob rau hauv thawj cov ntaub ntawv, nws yog tsim los rau cov thawj tswj hwm ntawm lub tuam txhab, thaum lub sij hawm thib ob - mus rau ib tug ntau dua lub tsev hais plaub.

Thaum cov ntaub ntawv yog kos mus txog

Memorandum - yog ib tug tsim nyog ntsuas. Nws yog tsim thaum qhov teeb meem twg thiaj li raug tawm ntawm kev tswj thiab raug teeb meem lub tuam txhab nyob rau hauv loj heev teeb meem. Nyob rau hauv lwm yam lus, qhov teeb meem no yuav tsum yog ib qho tseem ceeb. Thaum no tus taw tes, tus neeg ua haujlwm coj mus rau cov xim ntawm kev tswj thiab ib tug ncauj lus kom ntxaws account ntawm qhov tseeb lub npe hu mus rau nws. Qhov no yuav ua tau ib tug kev hem thawj rau qhov kev siv ntawm ib lub hom phiaj los yog tau cov kev tsim profit. Cov ntaub ntawv yog npaj los kos cov xim uas tuav qhov teeb meem no thiab sim kho qhov teeb meem no. Txhua tus kws nyob rau hauv nws tus kheej txoj kev nruab nrab yog cov kev daws teeb meem ntawm qhov teeb meem no. Nyob rau hauv lub memo nws piav txog nyob rau hauv kom meej nws version thiab pib ua nws tus kheej views on no qhov teeb meem. Rau kom yooj yim, cov ntaub ntawv no yuav tsum tau ua tawm nyob rau hauv ib tug kiag li dawb daim ntawv. Qhov no style tso cai rau koj mus kiag li yam neeg ua hauj lwm qhia lawv cov views on ib tug hais, ib qhov teeb meem tsis ntshai yog misunderstood los ntawm lwm tus neeg.

Ua rau daim ntawv

Muaj ntau ntau yog vim li cas vim hais tias cov neeg uas lub memo yuav ua. Ib tug qauv los yog ib tug tshwj xeeb cov qauv rau tag nrho cov tau tus neeg mob yuav ua rau, ntawm chav kawm, ua tau. Tab sis tej yam yog vim li cas yuav tsum tau ib tug neeg coj lub yam ntawm exposition. Yog vim li cas tej zaum yuav sib txawv heev:

• ua lig rau kev ua hauj lwm;
• absenteeism;
• tsis ua hauj lwm kom tiav raws li cov luag num;
• teeb meem ntawm cov neeg;
• kev nthuav qhia ntawm cov ntsiab ntawm cov kev tshawb;
• kev sib txuas lus rau cov lus qhia txog nws yuam kev;
• ib tug kev hem thawj ua niaj hnub ua paub tab;
• Ntaub ntawv hais txog cov yam ntxwv tsis zoo ntawm cov neeg ua hauj lwm.

Yog vim li cas muaj ntau thiab txhua tus ntawm lawv yuav tsum tau ib tug neeg mus kom ze thiab tej tswv yim. Tom qab tau txais thawj-tes ntaub ntawv, cov thawj yuav tsum soj ntsuam nws kom huv si thiab muab ib tug paub kev txiav txim siab. Nws yog feem ntau tsim nyog los tau cov lus qhia ntxiv los ntawm lwm cov neeg tuaj koom nyob rau hauv qhov teeb meem. Lawv yuav muaj xa mus rau cov thawj coj ntawm lawv meej txog cov teeb meem tsa.

Yog hais tias ib tug neeg muaj ib yam dab tsi tsoo

Kev txawv txav nyob rau hauv qhuav tej yam kev mob - yog tsis yooj yim dua. Yog tsis muaj lawv, workflow thiab kev sib txuas lus ntawm cov neeg yog tsis yooj yim sua. Cov feem ntau memorandum ntawm ua txhaum ntawm zog kev qhuab qhia. Cov cwj pwm ntawm cov neeg ua nyob rau hauv lub chaw ua hauj lwm yog ib txwm tsis meej xwm. Tej txawv los ntawm cov txheej txheem kev cai feem ntau ntaus nqi raws li tej thiab entails qhov kev tsim nyog raug nplua. Kom ib tug pom zoo yuav tsum muaj cai los tsuas lub taub hau ntawm lub enterprise, yog li tus so ntawm cov neeg ua hauj, nrog rau cov tam sim ntawd tus thawj saib xyuas yuav tsuas qhia rau nws ntawm dab tsi tau tshwm sim thiab muab nws tus kheej version ntawm cov feem nyob rau saib xyuas colleague. Yog nqus tau algorithm xws memo raws li nram no.

1. Lub npe ntawm cov kev pab cuam los yog department. Nws yog qhia nyob rau hauv lub Upper rau sab laug ntawm daim ntawv.
2. Lo lus uas peb (ntawm lub taub hau). Qhia nyob rau saum txoj kev.
3. Lub npe ntawm daim ntawv. Sau rau hauv qab no nyob rau hauv capital cov tsiaj ntawv nrog ib tug liab txoj kab.
4. Ntawv xov tooj.
5. nqus mus ib qhov chaw.
6. Title.
7. Cov ntawv nyeem ntawm cov ntaub ntawv: Lub npe thiab txoj hauj lwm ntawm tus neeg ua txhaum, cov hnub ntawm ua txhaum, hom kev ua txhaum cai, qhov ua rau ntawm qhov teeb meem, lub tswv yim txog rau rov qab los.
8. Txoj hauj lwm, lub npe thiab kos npe rau ntawm tus neeg ua haujlwm uas npaj cov ntaub ntawv.

Yog hais tias muaj txim txhaum colleague

Ib tug memo rau tus neeg ua haujlwm tej zaum yuav ua ncaj tus thawj saib xyuas los yog colleague. Feem ntau yog vim li cas rau cov uas nws yog ua yog tsis zoo: ua txhaum, ib tug misdemeanor, coj tsis tus. Nyob rau hauv cov ntaub ntawv no, daim ntawv aims tsim kom muaj lub fact dab tsi tshwm sim thiab tiv thaiv kom txhob muaj ib tug repetition ntawm cov zoo nyob rau hauv lub neej yav tom ntej. Tom qab tau txais cov ntaub ntawv, tus neeg saib xyuas yuav tsum to taub qhov teeb meem no thiab ua ib tug txiav txim siab. Nyob rau hauv cov ntaub ntawv no, nws txiav txim seb puas los yog tsis yuam rau ib tug neeg ua hauj lwm tej txim los yog tsis. Yog hais tias ib tug tsis zoo tshwm sim muab qhov chaw rau thawj lub sij hawm, peb muaj peev xwm txwv tsis pub cov lus ceeb toom thiab edifying sib tham. Yog hais tias dhau nyob rau hauv kev ua txhaum ntawm lub cev, nws yuav raug txim nyob rau hauv raws li lub zog lij choj. Lub taub hau yog yuam ua hauj lwm mus kom ib tug visa, uas yuav tsum kaw qhov kev txiav txim. Cov neeg ua hauj lwm cov ntawv qhia yog twv rau cov neeg ua hauj thiab nyob rau lwm lub sij hawm ntawd. Piv txwv li, lub taub hau ntawm lub tuam tsev muaj cai los mus ua kom tau ib daim ntawv rau tus thawj coj ntawm lub nce qib rau rau siab subordinate txoj hauj lwm los yog ua hauj lwm zoo li cas. Lub hauv paus ntsiab lus ntawm kev npaj - tib yam, tsuas yog cov ntawv nyeem yog zoo.

Yog nws tsis yooj yim sau ib tug memo?

Tsim ib tug memo tsis yog yooj yim. sau ntawv qauv, yog tias tsim nyog, koj muaj peev xwm ib txwm coj lub Secretary. Los ntawm nws ob txhais tes dhau ntau zoo xws li cov ntaub ntawv. Qhov loj tshaj plaws yog kom meej meej piav qhia txog lub essence ntawm dab tsi tshwm sim. Tom qab nyeem ntawv cov ntaub ntawv no, tus neeg saib xyuas yuav tsum muaj ib tug lub tswv yim ntshiab ntawm dab tsi nws xav qhia rau cov compiler ntawm lub "lus". Tseeb yuav tsum tau piav nyob rau hauv kom sib lawv liag, kauj ruam yog kauj ruam, mus rau ib tug tag nrho loomed kaj thiab meej duab. Nws yuav tsum tau nco ntsoov hais tias hais tias (los yog A5) rau hauv kev siv txoj hauj lwm daim ntawv yog feem ntau yog ua nyob rau hauv ib tug txheej txheem ntawv ntawm A4 hom. Yog hais tias cov ntaub ntawv no yog muab nyob rau hauv niam txiv lub koom haum, cov ntawv nyeem yuav tsum tau sau rau ntawm lub tuam txhab letterhead. Xws li ib tug ntawv no yog tsim nyog kiag li muab mus rau lub kos npe rau ntawm lub taub hau. Raws li ib tug tshwm sim, nws yuav tsum tau kos npe los ntawm ob cov neeg sawv cev ntawm lub enterprise: thawj - tus composer, lub thib ob - tus thawj coj. Cov ntaub ntawv yuav tsum paub tseeb hais tias los ntawm cov lus qhia ntxiv. Tej zaum lawv yuav tau nkag nrog cov yooj yim daim ntawv nyob rau hauv daim ntawv ntawm cov suav annexes.

Yuav kom ua tej yam uas txoj cai

Nyob rau hauv kev txiav txim rau cov lus qhia yuav tsum tau hnov, koj yuav tsum paub yuav ua li cas sau ntawv ib tug memo. Xws li ib tug daim ntawv feem ntau muaj peb lub ntsiab qhov chaw.

1. Yog vim li cas yog vim li cas kev sau ntawv no ceeb toom. Nws yog tsim nyog kom meej meej qhia qhov teeb meem thiab sau tag nrho cov paub tseeb.
2. Raws li cov drafters txog dab tsi tshwm sim. Nws yog tsim nyog kom huv si tsom xam cov teeb meem no thiab qhia nws cov kev txiav txim siab los mus tsim teeb meem.
3. Synthesis davhlau ya nyob twg thiab tej kauj ruam.

Cov ntaub ntawv yuav tsum tau mus rau lub xeev luv luv thiab meej meej, yog li ntawd thaum koj nyeem cov ADDRESSEE tsis tau poob lub tswv yim. Txwv tsis pub, qhov tseeb yuav tau misinterpreted, thiab qhov kev txiav txim yuav tsis coj tus yam tau. Nyob rau hauv cov ntawv nyeem nws yog tsis tsim nyog los qhia lawv u, los yog mus rau distort kev muaj tiag. Cov txheej txheem no yog tawm tsam cov cai. Yog hais tias qhov yuav tsum tau tshwm sim, lub ADDRESSEE nws tus kheej coj ib tug paj laum rau tus drafters to taub dab tsi tshwm sim thiab ua ib tug txiav txim zaum kawg.

ib theem zuj zus ntawm kev ua

Nyob rau hauv qhov piv txwv nws yog tau mus xav txog qhov cov ntaub ntawv uas tsis yog-ua kom tiav ntawm lawv tej hauj lwm. Ib tug memo rau neeg ua hauj lwm yog tus thawj saib xyuas los muab cov kev tswj tuam txhab. Yuav pib, tus neeg ua haujlwm yog muab lub sij hawm kho lawv yuam kev. Txwv tsis pub, lub taub hau ntawm cov kev pab cuam nyob rau hauv lub xub ntiag ntawm peb tim khawv ntawm lub ua hais tias cov neeg ua hauj lwm tsis txaus siab rau lub neeg ua hauj lwm cov lus hnub. Lub intruder yuav tsum sau ib nqe lus piav nyob rau hauv vim daim ntawv nrog rau cov yog vim li cas.

Cov neeg ua hauj lwm tsis tau ua qhov no. Nyob rau hauv cov ntaub ntawv no, nws loses kawg sawv daws los mus tiv thaiv nws tus kheej. Ib explanatory memorandum yog xa mus rau lub taub hau rau kev ntsuam xyuas. Nws txiav txim zaum kawg, nws qhia nyob rau hauv daim ntawv ntawm cov uas yuav kho tau. Cov ntaub ntawv los txog rau lub neeg department rau qhov kev npaj ntawm ib qho kev txiav txim rau rov qab. Lub degree ntawm kev rau txim yog txiav txim nyob rau hauv raws li txoj cai. Yog hais tias qhov ua txhaum yog heev loj heev, thiab nyob rau hauv tas li ntawd pheej rov qab ua, qhov tshwm sim tej zaum yuav txiav ntawm kev ua hauj lwm nyob rau hauv cov tsab xov xwm no.